Guía completa para los meetings One to one

Si deseas ser un buen gerente de equipo, debes confiar en herramientas efectivas como las reuniones individuales, también conocidas hoy en día como One to one meetings.

No importa si lideras una pequeña o gran empresa: mientras seas una entidad distante y separada de tus empleados, tus relaciones con los miembros de tu equipo serán deficientes. Por lo tanto, no podrán saber con claridad qué piensan sobre el trabajo que realizan.

Y si no hay una buena comunicación van a entender mal su orientación y eso afectará el rendimiento del equipo. Si deseas ser un líder eficaz, debes aprovechar al máximo los meetings One to one. Al final, tu tiempo es limitado, por lo que debes saber exactamente de qué debe hablar. Vamos a repasarlo paso a paso.

Comprender y planificar una reunión uno a uno

Antes de una reunión One to one, debes saber qué temas desea cubrir. Este tipo de reuniones supone una oportunidad de hablar directamente con un trabajador sobre temas que de otro forma no se mencionarían, pero las reuniones individuales pueden marcar una gran diferencia en el compromiso y la moral de un equipo.

Durante los 30 a 60 minutos que debe durar una reunión individual, no solo podrás escuchar lo que tu empleado quiera expresar, sino también hacerle preguntas clave que guiarán la conversación y le permitirán explorar profundamente sus ideas, frustraciones, necesidades y obtener una buena respuesta generando nuevas preguntas de seguimiento.

Dependiendo del tema en el que desee profundizar, debes preparar de antemano algunas preguntas que lleven la conversación a un terreno común y productivo. Por supuesto, eso será solo una pauta general para poner en marcha la reunión One to one.

Las preguntas de la reunión uno a uno que debes hacer …

Hay varios objetivos que puede lograr con las preguntas correctas en una reunión uno a uno. A continuación te presentamos algunos de ellos.

Formando las bases de la confianza

Cualquier buena relación gerente / miembro del equipo se basa en la confianza y la relación estrecha. Para demostrar que te importa, debes conocer al miembro de tu equipo como individuo.

Para eso, necesitas saber qué es importante para ellos, y debes aprender cosas sobre sus intereses. Puedes comenzar con estas preguntas individuales:

• ¿Cómo estás?
• ¿Cómo es tu vida fuera del trabajo?
• ¿Celebraste [unas vacaciones pasadas]? ¿Como estuvo?
• ¿Cómo está [nombre del niño]?
• ¿Qué te gusta hacer? ¿Tienes algún pasatiempo?

Descubre si tu equipo está contento

Si un miembro del equipo no está contento, especialmente si el trabajo es la causa, afectará a todo el equipo. Por lo tanto, debes conocer los problemas que preocupan a tus empleados. Por otro lado, ellos debería poderse expresar en un entorno seguro. Aquí algunas preguntas:

• ¿Es tu trabajo lo que esperabas?
• ¿Cuál es tu mayor logro?
• ¿Estás contento con tu trabajo? ¿Por qué o por qué no?
• ¿Quiénes son tus amigos en el trabajo?
• ¿Qué tienes en mente?

Dar y recibir comentarios y comentarios

Debido a la naturaleza privada de una reunión individual, es el espacio perfecto para recibir comentarios honestos. Aquí tienes la oportunidad de preguntar a tus empleados libremente, sin la resistencia que puede venir de los comentarios públicos.

Además, debes recordar que la retroalimentación es una calle de doble sentido, así que sé lo más abierto posible. Puedes comenzar el One to one (o esa parte de la reunión) con estas preguntas:

• En referencia a una situación reciente, ¿qué habrías hecho de manera diferente? ¿Por qué?
• Dime un área de tu trabajo que quieras mejorar.
• ¿En qué aspecto de tu trabajo te gustaría recibir más ayuda?
• ¿Cómo podría ayudarte a ser más productivo?
• ¿Qué opinas sobre mi estilo de gestión? ¿Algo que no te guste?
• Como gerente, ¿qué debo seguir haciendo?

Ser un buen líder en tiempos difíciles

La comunicación efectiva se vuelve crítica durante los momentos difíciles, por lo que las reuniones individuales deben ser más frecuentes de lo habitual. Ayudan a aclarar preguntas, problemas, preocupaciones y conceptos erróneos de tu equipo para estar en la misma página y consolidar su confianza.

Comienza a hacer preguntas como:

• ¿Cómo te sientes durante esta crisis?
• ¿Qué preguntas tienes ahora?
• ¿Cómo crees que tu trabajo ayuda a nuestro equipo y nuestra empresa?
• ¿Qué podemos hacer para avanzar en lo que hablamos hoy?

Trabajando con empleados en remoto

La gestión de empleados remotos es extremadamente difícil, porque debes mantener una comunicación clara y saludable a toda costa. Es difícil leer las señales no verbales en un chat o un correo electrónico, por lo que los malentendidos pueden surgir más fácilmente.

En ese caso, las reuniones uno a uno ofrecen una manera de construir la relación necesaria para trabajar de forma remota con ellos e identificar posibles problemas. Usa estas preguntas como punto de partida:

• ¿Qué te impulsa? ¿Por qué prefieres trabajar de forma remota?
• ¿Cuánto tiempo llevas trabajando desde casa?
• ¿Hay algo que sientas que necesitas para trabajar mejor de forma remota?
• ¿Cómo de bien conoces a tus compañeros de trabajo?

Gestionar el desarrollo profesional

El crecimiento profesional es un aspecto muy importante que todos los empleados esperan. Las reuniones uno a uno son el lugar ideal para hablar al respecto a fin de establecer objetivos y una hoja de ruta para el desarrollo profesional.

Estas preguntas son perfectas para comenzar:

• ¿Qué haces aquí que esté más en línea con tus objetivos?
• ¿Qué quieres hacer en el futuro cercano?
• ¿Cuáles son sus metas a largo plazo?
• ¿Te sientes desafiado en tu trabajo actual?
• ¿Qué habilidades te gustaría desarrollar?

Encontrar formas de mejorar

Estoy seguro de que tus empleados tienen algunas sugerencias sobre cómo mejorar el equipo o la empresa en la que trabajan. Por lo tanto, la reunión uno a uno es el momento perfecto para escuchar lo que tienen que decir al respecto. A menudo tienen buenas ideas que pueden ahorrarte tiempo y dinero, mejorando las cosas desde adentro.

Por lo tanto, debes tomarse el tiempo para preguntar este tipo de cuestiones. Porque tus empleados están más cerca de los problemas y tienen más posibilidades de mejorarlos que tú. Puedes romper el hielo con estas preguntas:

• ¿Qué no estamos haciendo que deberíamos hacer mejor?
• Si fueras CEO, ¿qué cambiarías?
• ¿Qué valores de la empresa te gustan más? ¿Por qué?
• ¿Cuál es nuestro principal problema como empresa?
• ¿Cómo te sientes en relación con tus compañeros de trabajo?
• ¿Sientes que tienes la carga de trabajo adecuada?
• ¿Están todos cumpliendo su parte en el equipo?
• ¿Qué es lo que más te gusta de nuestro equipo?

Aprovechando el terreno común

Recuerda, no basta con solo ser gerente. Debes ser un gran líder para tu equipo o empresa, y no es solo lo que se necesita: es esencialmente eso es lo que quieren tus empleados.

No importa el tamaño de tu organización, si no puedes alcanzar y escuchar a cada miembro de tu equipo, nunca serás el mejor líder. La mejor manera de hacerlo es la reunión uno a uno: profundizar en varios temas, ofrecer consejos, aclarar dudas, escuchar y dirigir a sus empleados en un entorno privado.

Pero siempre debes estar preparado con las preguntas correctas: reunirás la información que necesita para dirigir y comprender a cada miembro del equipo de la manera que mejor funcione para la empresa.